PROYECTO CEDI

GESTIÓN DE COMPRAS

Selección de proveedores

Control de los pedidos.

 La función de compras debe garantizar que estén en el almacén los materiales necesarios, en cantidad y calidad, cuando sea preciso.  En las grandes empresas se hace a través de un departamento especializado.

Objetivos del Departamento de Compras:

• Productos disponibles.

• Cantidad requerida.

• Momento adecuado.

• Calidad necesaria.

• Al mejor precio posible:

Importancia de la reducción de precios.

Inestabilidad que pueden general precios muy bajos.

Buena gestión de compras (requerimientos):

• Buen archivo de proveedores (reales y potenciales).

• Buen equipo de negociación.

• Proceso de compras bien gestionado.

Proceso de Compras en una empresa:

1. Necesidad del material.

2. Confección y presentación de una solicitud de compra.

3. Selección de proveedores potenciales.

4. Emitir ofertas de pedidos (cotizaciones).

5. Evaluación de las ofertas recibidas.

6. Selección del proveedor definitivo.

7. Formulación del pedido.

8. Recepción del pedido.

9. Pago.

Solicitud de compras:

·         La suele formular un departamento (gestión de inventarios, departamento de compras,...).

·         Suele haber niveles de autorización (según el monto de la solicitud).

Tipos de solicitudes:

·         Compra de un producto.

·         Compra múltiple: productos ligados.

·         Compra de reposición: stock por debajo del mínimo.

·         Compras rutinarias: periódicas.

Selección de proveedores potenciales:

¿A cuántos proveedores? :

• Mayor o menor urgencia del material.

• Características de la demanda.

• Porcentaje de respuestas habituales.

• Existencia o no de exclusividad.

¿A qué proveedores.

El Archivo de Proveedores:

Datos más usuales en el Archivo de Proveedores.

·         Código del proveedor.

·          Nombre de la empresa.

·         Dirección actualizada (central y sucursales).

·          Persona de contacto (nombre y puesto).

·         Cargos de la Empresa.

·         Teléfonos.

·         Condiciones de entrega:

·         Método.

·         Punto habitual de entrega.

·         Ofertas enviadas.

·         Experiencia anterior:

·         Lista de pedidos de los últimos años.

·         Pedidos entregados.

·         Pedidos pendientes.

·         Condiciones comerciales.

·         Referencias y comentarios

Emisión de ofertas de pedidos (cotizaciones)

Cantidad. Calidad. Características. Condiciones.

Producto.

Contenidos básicos de       

La “Oferta de Pedidos”

Emisión de ofertas: Teléfono, fax, carta, Internet – correo electrónico, personalmente (según la urgencia, volumen, costumbres,...).

·         Importancia de la precisión en la solicitud.

·         Elaboración de un Informe Resumen de Ofertas.

Selección del proveedor:

·         Elaboración del Informe de Ofertas Valoradas.

·         La forma habitual de seleccionar las ofertas es valorar de uno a diez cada uno de los aspectos claves (precio, calidad, condiciones de entrega) y multiplicar esos valores por un coeficiente de importancia de cada uno de esos aspectos (fijado de manera objetiva con antelación).

·         A igualdad de factores decide el precio (aunque normalmente no hay igualdad de factores).

·         A veces se suele volver a pedir ofertas.

·         Establecer los coeficientes de importancia requiere una profunda evaluación técnica y comercial.

Aspectos claves que se suelen valorar:

·         Precio: descuentos, financiación, formas de pago.

·         Calidad: defectos, fallos, artículos rechazados.

·         Condiciones de entrega: plazos de entrega, punto de entrega, embalaje.

Evaluación y selección de proveedores:

Principales dificultades: muchas variables en juego, varios puntos de vista en la empresa, etc.

·         Criterios de evaluación:

·         Subjetivos

·         Objetivos:

·         Calidad.

·         Producto.

·         Entregas.

·         Servicio: (asistencia técnica, servicio posventa, investigación, supervivencia en el futuro, etc.).

·         Plazos de entrega.

·         Precio.

·         Formas de pago.

1.    Análisis “ABC”:

Clasificar a los proveedores reales en tres grupos, utilizando criterios objetivos y modificando la clasificación con el tiempo:

·         Sobresalientes (A).

·         Aceptables (B).

·         No aceptables (C).

2.    Perfil de proveedores:

Se estudian Precio, Calidad, Entrega, Formas de Pago, Análisis financiero, Situación administrativa, Análisis técnico y de producción, etc.

3. Evaluación numérica:

2. Optar entre un distribuidor y un fabricante:

4. Optar por una empresa pequeña o grande.

5. ¿Optar por un proveedor que sea cliente?

La influencia de la estructura del mercado en la elección de proveedores:

1. Número de empresas vendedoras.

2. Cantidad de empresas compradoras.

3. Variedad de los productos ofrecidos.

4. Existencia, o no, de productos sustitutivos.

5. Barreras al ingreso de nuevos proveedores.

6. Respuesta de los compradores a la variación del precio de compra.

7. Niveles de la demanda.

8. Prácticas usuales en el proceso de negociación y en las condiciones de compra.

9. Tipo de tecnología generalizada.

10. Disponibilidad de mercados internacionales.

La negociación con los proveedores:

La relación entre comprador y vendedor debe estar basada en la colaboración y, si es posible, en una relación amistosa. Se trata de que ambas partes resulten lo más beneficiadas posibles.

·         Mantener la cordialidad.

·         No se trata de reducir los beneficios del proveedor.

·         Tampoco se trata de engañar, de hacer regalos.

Características del personal encargado de negociar:

Personal con integridad que defienda los intereses de la empresa.

·         Algunas prácticas para garantizar su adecuado comportamiento:

·         Seleccionar personal con experiencia, honesto y con carácter fuerte.

·         Establecer controles internos para desalentar prácticas ilícitas, inadecuadas o las que pongan en peligro las relaciones

·         proveedor-comprador.

·         Realizar controles externos.

La negociación del precio:

·         Establecer el precio correcto, en el cual coinciden las dos partes, es uno de los aspectos más difíciles de la negociación.

Tácticas de negociación en la compra:

·         La negociación tiene un alto carácter técnico y también matices humanos (personalidades, motivaciones, psicología,...).

Algunas reglas para negociar la compra:

·         Trata de llevar la negociación a tu propio terreno.

·         Deja que el proveedor hable (al menos al principio).

·         No te pierdas en datos sin importancia.

·         Evita reacciones emotivas ante las propuestas del proveedor, así como dejarte llevar por tus emociones al presentar tus propuestas.

·         Transmite respeto hacia las posiciones del otro.

·         Si el proveedor debe retractarse déjale una salida elegante.

·         Evita ofertas definitivas antes de tiempo.

·         Brinda algún tipo de satisfacción al negociador.

·         Persuadir y no dominar.

·         Haz ver que se sois miembros de un mismo equipo.

·         Algunas características de un buen negociador:

·         Pensar de forma clara y rápida.

·         Expresarse bien.

·         Tener capacidad de análisis.

·         Actuar impersonalmente.

·         Ser paciente.

·         Tener empatía y tomar en consideración las ideas de la otra parte.

·         Tener equilibrio, tacto y autocontrol.

·         Tener sentido del humor.

El archivo de proveedores

ü  Las empresas suelen llevar un archivo de proveedores reales (y potenciales). El departamento de compras lo mantiene y actualiza.

ü  Las fichas del archivo de proveedores reales suelen ordenarse por

ü  códigos (primero los más antiguos).

ü  Las fichas del archivo de proveedores potenciales suelen

ü  ordenarse alfabéticamente.

Las fichas de proveedores reales suele registrar:

·         Datos fundamentales para identificar al proveedor.

·         Condiciones comerciales pactadas.

·         Operaciones comerciales realizadas.

·         Cuando es necesario se llevan también fichas para cada producto o grupo de productos.

·         Las fichas de producto suelen registrar:

·         Las características físicas y comerciales del artículo.

·         Los precios de compra, venta al público, etc.

·         El tipo de IVA.

·         Los proveedores (habitual y otros).

·         Los stock óptimo, máximo y mínimo.

·         Los movimientos de almacén (entradas, salidas y existencias).

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[1]GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA VII - Selección de Proveedores.

IES Emilia Pardo Bazán A.R.G.